预付款保函责任解除确认函
尊敬的XXX公司：
我们衷心感谢贵公司选择使用我司的产品/服务，并对此深表感激。在此，我代表我司xxx有限公司，致以诚挚的问候。
根据我们之前的合作协议，贵公司向我司支付了一笔预付款。然而，由于某种原因，可能是因为工程变更、采购计划调整或其他不可抗力因素，导致我们无法按时履行合同并交付产品/提供服务。
经过双方友好协商，我们达成以下解决方案：
一、责任解除
鉴于合同约定，我代表我司郑重向贵公司承认，我们因无法按时履行合同责任而对贵公司造成的损失，承担全部责任。并特此向贵公司表示由衷的歉意。
二、赔偿责任
为弥补贵公司损失，我司将立即向贵公司退还已支付的预付款金额，并额外支付X%的违约金作为赔偿。
三、友好合作
我们诚挚希望与贵公司保持良好的合作关系，并再次向贵公司致以最诚挚的歉意。我们将采取一切必要措施，确保类似情况不会再次发生，并尽力解决可能存在的潜在问题，以便更好地为贵公司服务。
请贵公司核实以上内容并签署本确认函，同时将您的联系人和领款账户信息发送给我司财务部门，以便迅速办理退款及赔偿事宜。
再次表示我们对此次不便造成的困扰深表歉意，并期待能够继续与贵公司保持良好的合作。
此致
敬礼!
XXX公司
日期: XXXX年月日
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