小张是某建设工程项目的业主，在项目完工后，承包商按合同要求向他提供了履约保函，保证其如期履行合同义务。最近，承包商来函要求退还履约保函，小张有些疑惑，于是咨询了项目监理单位。监理单位耐心地给他解释了退还履约保函的条件和程序，小张这才放心地办理了退函手续。
这件事让小张意识到，自己在工程项目管理方面还有很多知识需要学习和了解。于是，他决定研究一下履约保函退还的相关规定和流程，以便更好地管理项目，避免不必要的麻烦和风险。
履约保函，是保证合同一方当事人（履约人）如期履行合同义务的书面承诺。在工程项目中，承包商向业主提供履约保函，保证其在合同规定期限内完成工程建设，并达到合同要求的质量标准。履约保函通常由银行或担保公司出具，保证其客户（即承包商）的履约行为。如果履约人未能按时或按要求履行合同，业主可以向出具保函的银行或担保公司索赔，以弥补损失。
在工程项目中，承包商要求退还履约保函的情况时有发生。那么，什么情况下可以退还履约保函呢？
一般情况下，只有在承包商完全履行了合同义务后，履约保函才能被退还。这通常包括：
工程完工：承包商必须完成合同规定的全部工程建设工作，包括所有分项工程和附属工程。
质量达标：完工的工程必须达到合同规定的质量标准，并通过业主和监理单位的验收。
资料齐全：承包商必须按时提供完整的工程资料，包括竣工图纸、施工记录、质量检测报告等，以证明工程的质量和进度。
结算完成：承包商与业主之间的工程款项结算必须完成，包括合同规定的预付款、进度款和尾款等。
保修期满：如果合同规定了工程的保修期，承包商必须履行保修义务，在保修期内对工程出现的质量问题进行维修，并达到业主满意。
以上条件满足后，承包商可以向业主申请退还履约保函。业主应在收到申请后及时审查，并在条件满足的情况下同意退函。
退还履约保函通常需要经过以下程序：
承包商申请：承包商在满足退函条件后，应向业主提交书面申请，说明退函理由，并提供相关证明材料，如竣工验收报告、工程质量检测报告、工程款项结算凭证等。
业主审查：业主在收到承包商的申请后，应及时审查承包商提供的材料，并进行现场核实，以确认承包商是否完全履行了合同义务。
监理审核：业主可以委托项目监理单位对承包商的申请进行审核。监理单位应根据合同要求和现场情况出具审核意见，确认承包商是否满足退函条件。
业主批复：在监理单位出具同意退函的审核意见后，业主应及时批复承包商的申请，同意退还履约保函。
履约保函退还：业主应通知出具履约保函的银行或担保公司，要求其按业主和承包商双方约定退还履约保函。
需要注意的是，在退还履约保函前，业主应与承包商确认双方之间是否存在其他纠纷或争议。如果存在未解决的纠纷或争议，业主应暂缓退函，待纠纷或争议解决后再行退还。
在实际工程项目中，业主在退还履约保函时应注意以下几点：
严格审查条件：业主应严格审查承包商是否满足退函条件，包括工程完工、质量达标、资料齐全、结算完成和保修期满等。如果承包商未能完全履行合同义务，业主有权拒绝退函。
委托监理审核：业主可以委托项目监理单位对承包商的申请进行审核，以确保审核过程的专业性和客观性。监理单位应根据合同要求和现场情况出具审核意见，为业主提供参考。
及时批复申请：在条件满足的情况下，业主应及时批复承包商的退函申请。如果业主在收到申请后无正当理由拖延批复，可能会对承包商造成损失，从而承担相应的赔偿责任。
留意纠纷争议：业主在退还履约保函前，应注意核实双方之间是否存在其他纠纷或争议。如果存在未解决的纠纷或争议，业主应暂缓退函，以避免纠纷复杂化或加剧双方矛盾。
妥善保管保函：业主应指定专人妥善保管履约保函，在退还前确保保函的安全和完整。如果保函在业主保管期间遗失或损毁，业主应承担相应的责任。
退还履约保函是工程项目中常见的一项工作，关系到业主和承包商的权利和义务。业主在退还履约保函时，应严格审查条件，及时批复申请，并注意纠纷争议和保函保管等问题。通过了解和掌握退还履约保函的条件和程序，业主可以更好地维护自己的权益，确保工程项目的顺利进行和交付。
