尊敬的各位相关人士:
我写信是为了通知您关于我们工程采用保函的事项。
首先，请允许我向您解释一下何谓"保函"。保函，又称为保证函、担保函，是指承诺人以书面形式作出保证，保证在一定的条件下对受益人负有一定的经济责任，从而保障合同履行的安全性。因此，在某些工程项目中，采取与供应商签署保函的方式，成为近年来业界的一种常见做法。
那么，为什么我们的工程决定采用保函呢？首先，采用保函能提高工程项目的可靠性和稳定性。通过签署保函，我们确保了供应商在合同约定期限内履行其承诺。这将有效地减少合同风险，并帮助我们确保项目按时完成。
此外，采用保函还能确保我们在工程项目中的利益不受损害。如果供应商无法按照合同约定履行其义务，我们可以根据保函向银行或保险公司索赔。这样，我们就能够追回受到损失的资金，最大程度地保护我们的利益。
为了您更好地理解采用保函的工程项目的具体情况，以下是本次工程使用保函的主要条例与注意事项：
1. 供应商应在合同约定时间内按照合同条件交付所需物品或完成工作。
2. 如供应商未能按时履行义务，则根据保函提供的金额索赔。
3. 在提出索赔前，请确保已就供应商违约行为提出书面警告并设定一个合理的期限，以便供应商有机会进行补救。
4. 索赔申请必须符合保函中规定的文件和程序要求，否则将无法得到处理。
5. 如出现争议，应寻求法律援助并提交至相关仲裁机构解决。
针对以上内容，请各位重点关注合同中与保函有关的条款，并参照相应步骤履行相关程序。如有任何问题或需要进一步咨询，请随时联系我们。
再次感谢各位的支持与合作！
祝好！
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