承包商（申请人）准备阶段
选择保函提供方：国外工程履约保函一般由银行、保险公司或担保公司提供。银行保函的信誉度较高，但办理手续相对复杂，可能需要缴纳一定比例的保证金；担保公司办理相对灵活，费用可能较低，但需要对担保公司的资质和信誉进行评估；保险公司的保险保函也是一种选择，但应用相对较少。例如在一些非洲国家的工程项目中，当地银行可能对当地的法规和项目情况更为熟悉，而国际大型银行则在全球范围内具有更高的信誉度，承包商需要根据自身情况和项目要求进行权衡选择。
确定保函类型：根据工程的具体需求确定所需的保函类型，如工程履约保函、贸易履约保函等。不同类型的保函在担保范围、索赔条件等方面可能存在差异。例如在国际工程承包中，如果涉及货物采购和工程建设两部分内容，可能需要分别确定与这两部分相对应的履约保函类型，以确保对整个项目的全面担保。
准备申请材料
基础资料：通常需要提供企业营业执照、组织机构代码证（已完成三证合一的企业提供统一社会信用代码证）、法定代表人身份证明、公司章程等，以证明企业的合法身份和基本信息。这些资料是保函提供方了解承包商基本情况的重要依据，例如在南美洲的一些工程承包项目中，当地政府可能对外国承包商的企业注册信息和法定代表人资格审查较为严格，完整准确的基础资料有助于提高申请通过率。
项目相关材料：包括合同、中标通知书（如果是通过招标项目）、项目计划书、预算报告等。这些材料是银行或保函提供方了解项目背景和合同履行情况的关键依据。例如在东南亚的一些大型基础设施建设项目中，由于项目规模大、投资高，保函提供方会仔细审查项目计划书和预算报告，以评估项目的可行性和风险程度。
财务资料：如企业近期的财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表），用于评估企业的财务状况和履约能力。在中东地区的一些工程项目中，由于当地经济环境和市场波动较大，保函提供方会重点关注承包商的财务稳定性，财务报表可以反映承包商是否有足够的资金实力来履行合同义务。
其他可能需要的材料：根据具体情况，可能还需要提供相关的许可证、资质证书、过往的履约记录等，以增加申请的可信度。例如在欧洲的一些建筑工程承包项目中，特定的建筑资质证书是必不可少的申请材料，同时过往的类似项目履约记录良好的承包商在申请保函时会更具优势。
向保函提供方申请与审核阶段
填写申请表：向选定的银行、担保公司或保险公司领取履约保函申请表，按照要求如实填写申请人信息、受益人（业主）信息、保函金额、保函期限、项目信息等内容，并加盖企业公章和法定代表人签字。申请表中的信息必须准确无误，因为这些信息将作为保函的重要组成部分，任何错误或不实信息都可能导致保函无效或在索赔时出现争议。
提交申请材料：将填写完整的申请表以及准备好的申请材料一并提交给保函提供方。可以通过现场提交、邮寄或在线提交等方式，具体方式根据保函提供方的要求而定。在提交过程中，要确保材料的完整性和及时性，避免因材料缺失或延误影响保函的办理进度。
初步审核：保函提供方会对申请材料进行初步审核，检查材料的完整性和真实性。如果材料不齐全或存在疑问，会通知申请人补充或说明。例如在一些非洲国家的工程项目中，由于当地的通信和信息获取相对困难，如果出现材料需要补充的情况，可能会对办理进度产生较大影响，所以承包商在提交材料前应尽可能确保材料的完整性。
深入调查（如有需要）：对于金额较大或风险较高的项目，保函提供方可能会进行深入调查，包括对企业的信用记录、经营状况、项目可行性等进行调查核实。例如银行可能会查询企业的征信报告，了解企业的信用状况和负债情况。在国际大型工程项目中，保函提供方可能还会对项目所在国家的政治、经济、法律环境进行评估，以确定项目的整体风险水平。
审批决策：经过审核和调查后，保函提供方会根据内部的审批流程进行决策，决定是否同意开具国外工程履约保函。如果审批通过，会通知申请人缴纳相关费用；如果审批不通过，会说明原因并退回申请材料。在一些发达国家，保函提供方的审批流程较为严格和规范，而在一些发展中国家，可能会存在一定的灵活性，但总体上都需要确保风险可控。
缴纳费用与落实担保措施（如有需要）并开具保函阶段
缴纳费用：办理国外工程履约保函需要缴纳一定的费用，包括保函手续费、保证金等。手续费的收费标准根据保函金额、保函期限、保函类型以及保函提供方的不同而有所差异。保证金的缴纳比例也因机构而异，一般在保函金额的一定比例范围内，部分信誉良好的企业可能可以免交保证金或减少保证金缴纳比例。例如在亚洲一些国家的工程项目中，当地银行可能会根据承包商的企业信誉和与银行的合作关系，适当降低保证金的缴纳比例，以减轻承包商的资金压力。
落实担保措施（如有需要）：有些保函提供方可能要求承包商提供反担保措施，如抵押、质押或第三方信用担保等。这些担保措施旨在确保保函提供方在履行赔付责任后能够得到相应的补偿。例如在欧洲的一些工程项目中，承包商可能需要将其在当地的固定资产进行抵押，作为反担保措施。
开具保函：在申请人缴纳费用并落实担保措施后，保函提供方会按照约定的格式和内容开具国外工程履约保函。保函的格式和内容通常需要符合国际惯例或当地的法律法规要求，例如在一些采用英美法系的国家，保函的格式和条款需要遵循当地的法律规定，以确保保函的法律效力。
