在商业合作中，为保障合同的顺利履行，履约保函成为了一种常见且重要的担保方式。然而，履约保函作为一种重要的法律文件，其保管问题往往被企业所忽视。那么，履约保函究竟应该由哪个部门保管呢？本文将从不同角度对此问题进行探讨，并提供一些实用的建议。
履约保函是指银行、保险公司或担保公司等金融机构，应申请人（通常是合同的卖方或承包方）的请求，向受益人（通常是合同的买方或业主）开立的，保证申请人履行与受益人之间约定的合同义务的书面承诺。一旦申请人未能按照合同约定履行义务，受益人有权向担保机构提出索赔，要求其在保函金额内进行赔偿。
履约保函的主要作用在于：
1. 降低交易风险：通过担保机构的介入，为合同双方提供了一种信用保障，降低了交易风险。
2. 提高履约效率：履约保函的存在可以督促合同双方严格按照合同约定履行义务，提高履约效率。
3. 加强资金周转：申请人可以通过开立履约保函的方式，避免占用大量的资金，从而加强资金周转。
目前，企业对于履约保函的保管部门并没有统一的规定，常见的情况包括以下几种：
1. 财务部门：财务部门是企业资金管理的核心部门，负责企业的资金筹措、使用和管理。一些企业认为，履约保函作为一种金融工具，应该由财务部门进行保管。
2. 合同管理部门：合同管理部门是企业合同签订、履行、变更、解除等全过程管理的部门。一些企业认为，履约保函作为合同的附件，应该由合同管理部门进行保管。
3. 法律事务部门：法律事务部门是企业法律风险防控的核心部门，负责企业的法律咨询、合同审查、诉讼仲裁等工作。一些企业认为，履约保函作为一种法律文件，应该由法律事务部门进行保管。
4. 项目管理部门：对于一些大型项目，可能会设立专门的项目管理部门。一些企业认为，履约保函作为项目的重要文件，应该由项目管理部门进行保管。
选择哪个部门保管履约保函，应该根据企业的实际情况，遵循以下原则：
1. 安全性原则：履约保函是重要的法律文件，必须确保其安全保管，防止丢失、损坏或被盗用。
2. 专业性原则：保管部门应该具备相关的专业知识和技能，能够对履约保函进行规范化管理。
3. 高效性原则：保管部门应该建立健全的管理制度，能够及时、准确地处理与履约保函相关的事务。
综合考虑以上原则，我们建议企业将履约保函交由合同管理部门或者法律事务部门保管。这两个部门通常具备以下优势：
1. 熟悉合同条款：合同管理部门和法律事务部门对合同条款非常熟悉，能够准确理解履约保函的内容，并在必要时提供专业的法律意见。
2. 风险意识强：合同管理部门和法律事务部门对合同风险有较强的意识，能够妥善保管履约保函，并及时采取措施防范风险。
3. 流程规范：合同管理部门和法律事务部门通常有比较规范的流程和制度，能够对履约保函进行规范化管理。
为了进一步加强履约保函的管理，我们建议企业采取以下措施：
1. 建立健全的管理制度：制定专门的履约保函管理制度，明确保管部门、保管期限、使用流程、风险防范措施等内容。
2. 实行专人负责制：指定专人负责履约保函的保管和使用，并定期进行检查和监督。
3. 加强信息化管理：利用信息化手段对履约保函进行管理，实现对履约保函的全生命周期管理。
4. 加强部门之间的沟通协调：合同管理部门、法律事务部门、财务部门等相关部门应该加强沟通协调，确保履约保函的有效管理。
履约保函的保管问题看似简单，但实际上关系到企业的切身利益。企业应该高度重视履约保函的保管问题，选择合适的部门进行保管，并建立健全的管理制度，确保履约保函的安全和有效管理，降低交易风险，维护自身合法权益。
