在工程建设、货物采购等商业活动中，为保障合同的顺利履行，避免一方违约给对方造成损失，通常会约定一方当事人(通常为履约方)向另一方当事人(通常为受益方)提供履约保证金或银行保函。履约保证金和银行保函在保障合同履行方面发挥着重要作用，但两者在账务处理上存在差异。本文将重点探讨保函和履约保证金的区别，以及企业在使用保函和履约保证金时的账务处理方法。
虽然保函和履约保证金都是为了保障合同履行，但两者在性质、担保方式、风险承担等方面存在明显区别。了解这些区别对于企业选择合适的担保方式以及进行正确的账务处理至关重要。
履约保证金是债的担保方式，属于双方当事人的约定，一方当事人(债务人)按照合同约定将一定数额的款项交付给另一方当事人(债权人)，当债务人未能按照合同约定履行义务时，债权人有权直接扣除相应金额的履约保证金作为违约赔偿。
保函是独立于基础合同的担保方式，由担保人(通常为银行)向受益人(通常为合同的另一方)出具的书面承诺，当被担保人(即合同的履约方)未能按照合同约定履行义务时，担保人将按照保函约定向受益人支付相应款项。与履约保证金不同，保函是银行信用介入交易关系，具有独立性、抽象性等特点。
履约保证金的担保方式较为单一，一般为现金、银行存款等货币资金形式。而保函的担保方式则较为灵活，除了常见的银行保函外，还可以采用保险公司保函、担保公司保函等形式。
履约保证金的风险由债权人承担，若债权人自身出现问题，可能会导致履约保证金无法收回。而保函的风险由担保机构承担，只要担保机构具备良好的信用状况，即使受益人出现问题也不会影响保函的效力。
企业在使用保函时，应根据自身是作为受益人还是被担保人进行不同的账务处理。
(1) 收到保函时，不进行账务处理，只进行备查登记，并在财务报表附注中披露相关信息。
(2) 当被担保人未按合同约定履行义务，且符合保函约定的付款条件时，企业应按以下方式进行账务处理：
借：应收款项-**项目
贷：其他应收款-**项目
(3) 收到赔付款时：
借：银行存款
贷：应收款项-**项目
(4) 如果最终被担保人履行了合同义务，则无需支付保函项下的款项，企业应冲减其他应收款：
借：其他应收款-**项目
贷：应收款项-**项目
(1) 申请开具保函时，支付保函手续费，按实际发生额计入当期损益：
借：财务费用
贷：银行存款
(2) 当企业履行完合同义务后，保函失效，无需进行账务处理。
(3) 当企业未按合同约定履行义务，担保机构向受益人支付赔付款，企业收到担保机构的追偿通知后，应确认预计负债：
借：其他应付款-**项目
贷：预计负债
(4) 企业向担保机构支付赔付款时：
借：预计负债
贷：银行存款
与保函不同，使用履约保证金，无论企业作为受益人还是被担保人，都需要进行相应的账务处理。
(1) 收到履约保证金时：
借：银行存款/其他货币资金
贷：其他应付款-履约保证金
(2) 当被担保人未按合同约定履行义务时，企业有权扣除相应金额的履约保证金作为违约赔偿：
借：其他应付款-履约保证金
贷：应收款项-* * 项目
(3) 当被担保人按合同约定履行了全部义务，企业应退还履约保证金：
借：其他应付款-履约保证金
贷：银行存款/其他货币资金
(1) 支付履约保证金时：
借：其他应收款-履约保证金
贷：银行存款/其他货币资金
(2) 当企业按合同约定履行了全部义务，收回履约保证金时：
借：银行存款/其他货币资金
贷：其他应收款-履约保证金
(3) 当企业未按合同约定履行义务，受益人有权扣除相应金额的履约保证金，企业应确认损失：
借：管理费用/营业外支出
贷：其他应收款-履约保证金
保函和履约保证金作为常见的担保方式，在保障合同履行方面发挥着重要作用。企业在选择担保方式时，应根据自身情况选择合适的担保方式，并在实际业务中按照相关规定进行账务处理。希望本文能帮助企业更好地理解保函和履约保证金的区别，并掌握相应的账务处理方法，从而有效防范风险，维护自身合法权益。
