尊敬的XXX公司：
您好！我是XXX公司的负责人，我们非常感谢贵公司在近期对我们的投标保函的支持和信任。根据项目进展情况的变化，我们希望向贵公司提交一份投标保函的退还申请。
首先，我们要表达我们的歉意，因为我们之前的投标保函可能存在一些误解或不足之处。经过深入的分析和反思，我们意识到我们的投标保函并不符合贵公司最初的需求和预期。为此，我们诚恳地向贵公司致以最诚挚的道歉。
同时，我们经过认真的讨论和研究，决定主动向贵公司申请将投标保函退还。我们意识到，一份满足贵公司期待的投标保函对于项目的顺利进行至关重要，而我们现有的投标保函显然无法完全满足这一要求。
为了解决此事，我们认为将投标保函款项退还给贵公司是最为合理和公正的解决方案。我们愿意承担由此产生的费用，并且会尽快完成退还程序。我们衷心希望这一退还申请能够得到贵公司的积极响应和支持。
为了方便退还程序的顺利进行，请贵公司提供我们需要的相关文件和信息。具体而言，我们需要您提供以下材料：
1. 投标保函原件，加盖贵公司公章；
2. 贵公司的退款账户信息，包括账户名称、账号和开户行等；
3. 其他相关的退还手续所需的文件或信息。
请您务必尽快提供以上材料，以便我们能够及时办理退还手续。在收到相关文件和信息后，我们将安排专人与贵公司联系，并尽快完成退款流程。
再次向贵公司表示我们最诚挚的歉意，并希望贵公司能够理解我们的诚意和决心。期待着您对我们的退还申请给予肯定，同时也期盼未来有机会与贵公司再度合作。
谢谢！
XXX公司
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