在工程建设领域，履约保函是保障项目顺利进行的重要手段之一。当承包人未能按照合同约定履行义务时，发包人有权向银行或担保公司提出代偿请求，要求其根据保函约定代为履行。而代偿通知书则是启动这一流程的关键文件。那么，履约保函代偿通知书应该如何撰写才能确保其合法有效，并最大程度地维护自身权益呢？
本文将详细介绍履约保函代偿通知书的写作要点，并提供一份参考模板供大家参考。
在撰写代偿通知书之前，首先要明确其法律效力。代偿通知书是发包人向担保机构主张权利的重要法律文件，其内容必须真实、准确、完整，并符合相关法律法规和保函条款的约定。一旦发出，就意味着正式启动了代偿程序，担保机构将根据通知书的内容进行审核和赔付。
因此，在撰写过程中，务必做到以下几点：
1. **内容真实准确**: 所有信息必须与实际情况相符，包括但不限于承包人违约事实、违约金额、合同约定等。若提供虚假信息，将承担相应的法律责任。 2. **理由充分合理**: 代偿请求必须有充分的依据，即承包人确实存在违约行为，且该违约行为已达到保函约定的代偿条件。 3. **表述清晰明确**: 使用简洁明了的语言，避免出现歧义或模糊不清的表述，确保担保机构能够准确理解代偿请求的内容。 4. **符合法定程序**: 代偿通知书的送达方式、送达地址等必须符合相关法律法规和保函条款的约定，否则可能导致通知无效。
一份规范、完整的履约保函代偿通知书应包含以下要素:
**1. 标题**
简洁明了地表明文件性质，例如：“履约保函代偿通知书”。
**2. 当事人信息**
准确、完整地列明发包人、承包人和担保机构的名称、地址、联系方式等信息，确保信息真实有效。
**3. 项目信息**
简要介绍项目的基本情况，包括项目名称、项目编号、合同签订日期、合同金额等。
**4. 保函信息**
明确指出本次代偿请求所依据的保函，包括保函编号、保函金额、保函有效期、担保范围等关键信息。
**5. 违约事实及理由**
这是代偿通知书的核心内容。需详细描述承包人的违约行为，包括违约的具体内容、违约时间、违约造成的损失等，并提供相应的证据材料。同时，需说明该违约行为已达到保函约定的代偿条件。
**6. 代偿请求**
明确提出代偿请求，包括代偿金额、付款方式、付款时间等。代偿金额应与实际损失相符，并不得超过保函金额。
**7. 索赔期限**
明确告知担保机构处理代偿请求的期限，敦促其在合理的时间内进行审核和赔付。
**8. 其他事项**
如有其他需要说明的事项，例如联系方式、法律后果等，可在这一部分进行补充。
**9. 日期及签章**
最后，需在通知书上签署日期并加盖公章，确保文件的完整性和法律效力。
以下是一份简单的参考模板，实际写作过程中需根据具体情况进行调整：
**履约保函代偿通知书**
**致：** [担保机构名称]
**[发包人名称]**（以下简称“我方”）与[承包人名称]（以下简称“承包人”）于[合同签订日期]签订了编号为[合同编号]的[项目名称]项目施工合同（以下简称“合同”）。根据合同约定，承包人于[保函开立日期]由贵司为其开立了编号为[保函编号]的履约保函，保函金额为人民币[保函金额]（大写:[保函金额大写]），担保期限为自[保函生效日期]至[保函失效日期]止。
现因承包人出现以下违约行为：
1. [违约行为一]：具体描述…… 2. [违约行为二]：具体描述……
上述违约行为已严重影响了项目的正常进行，给我方造成了重大经济损失。根据合同及保函的约定，承包人的上述行为已构成违约，我方有权要求贵司承担代偿责任。
为此，我方特向贵司发出本代偿通知书，要求贵司按照保函约定，在收到本通知书之日起[天数]个工作日内，向我方支付代偿款人民币[代偿金额]（大写:[代偿金额大写]）。
特此通知！
[发包人名称](盖章)
[日期]1. 以上模板仅供参考，实际操作中应根据具体情况和合同约定进行修改完善。 2. 为确保代偿请求的成功，建议在发送代偿通知书前咨询专业律师或法律顾问。 3. 妥善保管相关证据材料，包括但不限于合同、保函、违约证据等，以便在后续维权过程中提供有效支持。 4. 及时跟进代偿流程，与担保机构保持沟通，了解审核进度，并积极配合相关工作。
总而言之，撰写履约保函代偿通知书是一项严谨的工作，需要对相关法律法规和合同条款有深入的理解。建议企业在遇到类似情况时，务必寻求专业人士的帮助，以确保自身合法权益得到有效维护。
