履约保函是指在某些商业交易或合同签署过程中，贷方或委托人为了保障债务人或受托人能够按照约定的条件和期限履行债务或完成任务而向第三方机构开具的一种担保函。
当履约保函有效期即将到期时，债务人或受托人首先应该仔细查阅合同或担保协议的相关条款。合同通常会明确规定当履约保函到期时，应采取的措施以保证债务人或受托人的利益。
如果合同中没有明确规定，债务人或受托人可以与保函发行方进行联系，了解延长保函有效期的可能性。有些情况下，保函发行方可能同意延长有效期或者重新开立保函。
在保函到期之前，债务人或受托人也可以寻找替代的担保方式。这可能包括向第三方机构申请开具新的履约保函，或者提供其他的担保措施，如银行承兑汇票、抵押质押等。
当履约保函即将到期且无法延长有效期或找到替代担保方式时，债务人或受托人应尽早与债权人进行沟通和协商。可以就继续履行合同的时间、方式等进行协商，并积极解决相关问题。
若在以上步骤均无法解决问题，债务人或受托人可以考虑寻求法律援助。专业律师可以根据实际情况提供相应的建议和帮助，保障债务人或受托人的权益。
作为债务人或受托人，在履行合同的过程中，应审慎处理履约保函的有效期。在保函到期前合理规划，寻找解决问题的方法，可以有效降低风险，确保项目顺利进行。
综上所述，履约保函有效期即将到期时，债务人或受托人应主动与相关方进行沟通，了解合同规定和可能的解决方案，以最大程度地保护自己的权益。
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