在工程建设领域，履约保函是保障项目顺利进行的重要工具之一。它能够有效地约束承包商按照合同约定履行义务，保护发包人的合法权益。然而，在实际操作中，关于履约保函的退还时间和条件常常存在争议。本文将围绕“履约保函什么时候退给承包商合法”这一主题展开详细阐述，并结合相关法律法规和实际案例进行分析。
履约保函是指银行、保险公司或担保公司等金融机构，应工程承包方（申请人）的要求，向工程发包方（受益人）开具的一种书面担保文件。它承诺在承包方不履行合同约定的义务时，由担保机构代为承担相应的经济赔偿责任，以保障发包方的合法权益。
履约保函在工程建设项目中的作用主要体现在以下几个方面：
保障合同的顺利履行：履约保函的存在可以促使承包商认真履行合同义务，按质按量完成工程项目，避免出现违约行为。 降低发包方的风险：当承包商出现违约行为时，发包方可以直接向担保机构索取赔偿，无需通过漫长的诉讼程序，有效地降低了发包方的风险。 提高工程建设效率：履约保函的运用可以简化项目招投标流程，加快工程款的支付速度，从而提高工程建设的整体效率。我国现行的法律法规中，关于履约保函退还的规定主要散见于《中华人民共和国担保法》、《中华人民共和国合同法》、《建设工程担保管理办法》等法律法规中。
根据《中华人民共和国担保法》第三十八条规定：“保证期间，债权人与债务人对主合同的数量或价款进行变更，未经保证人同意的，保证人不再承担保证责任。” 因此，如果发包人和承包商对工程项目的合同内容进行了实质性变更，但未经担保机构的同意，则担保机构可以拒绝承担担保责任，并要求退还履约保函。
《中华人民共和国合同法》第一百九十一条规定：“当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。” 因此，如果承包商按照合同约定履行了所有义务，则有权要求发包方退还履约保函。
《建设工程担保管理办法》第二十六条规定：“承包人完成合同约定的全部义务后，发包人应当在收到承包人提交的竣工结算文件后的14天内退还质量保证金，并在质量保修期满后7天内退还质量保证金保函。” 虽然该条款明确规定的是质量保证金的退还，但对于履约保函的退还也有一定的参考意义。也就是说，承包商完成合同约定的全部义务后，有权要求发包方退还履约保函。
根据上述法律法规和行业惯例，履约保函退还的条件主要包括以下几个方面：
承包商已完成合同约定的全部义务：这是履约保函退还的首要条件。承包商需要提供相关证明文件，证明其已经按照合同约定完成了工程项目的施工任务，并通过了验收。 缺陷责任期已过：通常情况下，工程项目竣工验收后会有一段时间的缺陷责任期。在缺陷责任期内，如果出现质量问题，承包商需要负责维修或赔偿。因此，履约保函的退还时间通常是在缺陷责任期结束后。 发包人出具保函退还证明：为了避免争议，建议承包商在申请退还履约保函时，要求发包人出具书面的保函退还证明，明确表示同意退还保函。 未发生需动用保函的情形：在合同履行期间，如果承包商出现违约行为，例如工程质量不合格、工期延误等，发包人有权要求动用履约保函进行索赔。因此，只有在未发生需动用保函的情形下，承包商才能要求退还保函。在实际操作中，由于种种原因，有些发包人可能会延迟退还履约保函，这将会给承包商带来一系列的负面影响：
占用承包商的资金：履约保函通常需要承包商支付一定的保证金或手续费。如果发包人不能及时退还保函，将会占用承包商的资金，影响企业的正常运营。 影响承包商的信誉：履约保函是承包商信用的一种体现。如果发包人无故拖延退还保函，可能会损害承包商的信誉，影响其参与其他项目的投标。 引发法律纠纷：如果发包人拒绝退还履约保函，承包商可以通过法律途径维护自身的合法权益。但这将会耗费大量的时间和精力，增加企业的经营成本。综上所述，履约保函的退还是一个涉及多方面因素的复杂问题。承包商在申请退还保函时，需要认真了解相关法律法规和合同约定，同时注意保留相关证据，以便在发生争议时能够有效地维护自身的合法权益。同时，建议发包方也应本着诚实守信的原则，及时履行合同义务，避免因履约保函退还问题引发不必要的纠纷。
